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Der Videokonferenz-Knigge: Essentielle Regeln für erfolgreiche Online-Meetings

Regel #1: Seien Sie sich bewusst: Wenn ihr Mikrofon und ihre Videokamera an sind, können ALLE anderen TeilnehmerInnen der Videokonferenz ALLES hören und sehen, was ihr Mikrofon und ihre Kamera aufzeichnen – zumindest solange Mikrofon und Kamera an sind. Bedenken Sie, dass ein Mikrofon oder eine Kamera manchmal auch unbeabsichtigt aktiviert sein können. 

Regel #2: Je größer die Anzahl von TeilnehmerInnen in einem Online-Meeting, desto weniger wird oft zielführend diskutiert. Produktive Diskussionen entstehen eher in Kleingruppen.

Regel #3: In Online-Meetings mit vielen TeilnehmerInnen (z. B. zur Information) sollten alle, die nicht reden, Mikrofon und Kamera ausschalten.   

Video: Work-from-Home Fails (1).

Regel #4: Online-Meetings sollten in einer ruhigen Umgebung stattfinden. Das heißt: ALLE TeilnehmerInnen sollten sich in einer ruhigen Umgebung befinden. Hintergrundgeräusche (z. B. Telefonklingeln, Wortfetzen anderer Personen) sind in Online-Meetings sehr störend und irritierend und fallen viel stärker auf als bei normalen Offline-Meetings.

Regel #5: Lange Online-Meetings funktionieren selten. Gerade da man sich nicht Face-to-Face gegenübersitzt, sinkt die Aufmerksamkeit von TeilnehmerInnen sehr schnell – und das sogar umso schneller, je mehr Personen an dem Online-Meeting teilnehmen. Online-Meetings sind deswegen am Besten kürzer als echte Meetings.

Regel #6: Gerade weil die Aufmerksamkeit schnell nachlässt bedürfen Online-Meetings einer guten Vorbereitung und strukturierten Durchführung. Multitasking, z. B. das Bearbeiten von E-Mails oder Surfen im Web, kann jedes Online-Meeting schnell zerstören und sollte unterbunden werden. Auch wichtig: Wenn Sie für das Online-Meeting bestimmte Dokumente brauchen, dann achten Sie darauf, dass Sie diese bereits geöffnet haben oder im Zweifelsfall schnell finden auch.  

Funny Work From Home Fails During Coronavirus Quarantine Lockdown

Video: Work-from-Home Fails (2).

Regel #7: Online-Meetings sollten einen definierten Moderator haben, der durch das Meeting führt. Der Moderator sollte im Idealfall VOR dem Meeting, spätestens jedoch zu Beginn des Meetings festgelegt werden. Der Moderator ist bei Online-Meetings mit größeren Teilnehmerzahlen auch für die Erteilung des Rederechts an einzelne Meeting-TeilnehmerInnen verantwortlich. Dies ist zunächst vielleicht gewöhnungsbedürftig, aber durchaus sinnvoll. Bei längeren Meetings kann die Rolle des Moderator auch wechseln.

Regel #8: TeilnehmerInnen kommen zu spät! Sie kennen es sicher von normalen Meetings. Das nervt. Auch online ist das selten anders. Gefragt ist Disziplin! Seien Sie pünktlich – am Besten sogar schon einige Minuten vorher im virtuellen Meeting-Raum.

Regel #9: Das Sprechtempo und Sprachverständnis in Online-Meetings sind oft anders. Gerade für Schnellredner gilt: Sprechen Sie in Online-Meetings langsam und betont deutlich

Grundsätzlich ist zu beachten: Schon Face-to-Face-Meetings sind manchmal schwierig. In diesen können Teilnehmer sich aber immerhin auf ihre Sinne verlassen. Sich z. B. direkt in die Augen schauen. Ist jemand verärgert, merkt man dies. Wenn jemand etwas sagen möchte, klappt das typischerweise. Online ist das alles anders und schwieriger und führt häufiger zu Missverständnissen. Man schaut sich typischerweise ja nicht mal in die Augen (man spricht vom Eye-Contact-Dilemma; Kamera und Bildschirm sind getrennt, wodurch TeilnehmerInnen an Gesprächspartnern vorbei beziehungsweise über diese hinweg schauen). Auch Ironie und Witz sind online schwieriger zu vermitteln und zu erkennen. Behalten Sie das im Hinterkopf!

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