Ereignishorizont Digitalisierung - RPA

Robotic Process Automation

„Seit über 130 Jahren versuchen wir, Menschen in Roboter zu verwandeln. Robotic Process Automation (RPA) dreht diese Zielsetzung um, indem es den Roboter aus dem Menschen heraus nimmt.“ Dieses Zitat von Leslie P. Willcocks (gefunden in [1]) fasst gut zusammen, warum RPA die Art und Weise, wie Arbeit verrichtet wird, grundlegend verändert. Die Auseinandersetzung mit der Frage, welche Aufgaben und Prozesse in Unternehmen automatisiert und welche weiterhin von Menschen übernommen werden ist nicht neu, wird zuletzt durch das Aufkommen neuer Technologien, z. B. Künstlicher Intelligenz, immer wieder angeheizt. Ein disruptiver Trend aktuell ist Robotic Process Automation (RPA).

Was ist Robotic Process Automation?

Schon im letzten Jahrhundert haben Unternehmen damit begonnen, sich häufig wiederholende, einfach durchführbare Arbeiten (auch Bürotätigkeiten) ohne direkten Kundenkontakt ins Ausland zu verlagern, um die Vorteile von Niedriglohnländern auszunutzen. Typische Tätigkeiten, die offshore durchgeführt wurden, waren einfache Datenverarbeitungsaufgaben oder aber Prozesse, bei denen Dokumente immer auf die gleiche Weise standardisiert verarbeitet werden. Trotzdem Off shoring nach wie vor ein Thema ist, setzen immer mehr Unternehmen zuletzt jedoch Softwareroboter ein. Softwareroboter sind produktiver, schneller und vor allem günstiger als es die Ausnutzung von Arbitrage-Vorteilen im Offshoring je war. Außerdem steigt auch in Niedriglohnländern das Lohnniveau stetig an. Diese Entwicklungen erklären den Rückgang der Zahlen für ins Ausland verlagerte Dienstleistungen.

Softwareroboter ahmen die menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen nach. Die möglichen Kosteneinsparungen durch den Einsatz dieser Technologie liegen bei 25 bis 40 Prozent [2]. Softwareroboter arbeiten rund um die Uhr, haben keinen Urlaub, werden nicht krank und minimieren Verarbeitungsfehler (wichtig auch was die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben anbelangt). Softwareroboter steigern außerdem auch die Produktivität menschlicher Arbeit, da sie Angestellten in Unternehmen die Freiheit geben, sich mit Aktivitäten höherer Komplexität zu beschäftigen. Ziel ist es, dem Menschen einfache und wiederkehrende Prozessschritte und Aufgaben abzunehmen. So wird RPA zum kritischen Erfolgsfaktor für Unternehmen.

Wie funktioniert Robotic Process Automation?

RPA ist letztlich ähnlich zur klassischen Prozessautomatisierung, die bereits seit vielen Jahren erfolgreich in der Industrie eingesetzt wird. Auch bei RPA übernehmen Maschinen die Aufgaben von Menschen ganz oder teilweise. Ein Softwareroboter ist ein Werkzeug, welches direkt mit der Benutzeroberfläche eines Softwaresystems arbeitet (vgl. nachfolgende Abbildung).

Abbildung: Grundlegende Architektur von RPA (angelehnt an [3, S. 113-131]).

Der Softwareroboter interagiert hierbei mit einem Softwaresystem, indem er die Vorgehensweise eines menschlichen Anwenders nachahmt, also den Mauszeiger steuert, klickt und Dateneingaben vornimmt. Der Softwareroboter führt also die gleichen Aktionen durch wie ein Mensch.

Der Softwareroboter kommuniziert dabei ausschließlich mit der Präsentationsschicht, also der Benutzeroberfläche des Softwaresystems. Für das Softwaresystem selbst ist es intransparent, ob die Datenverarbeitung durch einen Menschen oder eine Maschine erfolgt.

Einfache Integration

In Unternehmen sind heutzutage oftmals heterogene Systemlandschaften vorzufinden. Diese bestehen aus einer Vielzahl verschiedener Systeme und Anwendungen, die zu einem großen Teil nicht integriert sind, also nicht bzw. nur über die Schnittstelle „Mensch“ zusammenarbeiten. Oftmals wird auch keine gemeinsame Datenbasis verwendet.

RPA bietet genau an dieser Stelle einen neuen Integrationsansatz für die Systemlandschaft eines Unternehmens, also für die Stellen, an denen Daten nicht automatisch über Schnittstellen weitergereicht und verarbeitet werden können. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn die Bestellung eines Kunden als PDF-Datei in einer E-Mail eintrifft, aber für die weitere Auftragsbearbeitung in das ERP-System des Unternehmens übertragen werden muss. Eine RPA-Lösung übernimmt genau diese Tätigkeit an der Benutzerschnittstelle des ERP-Systems (anstelle des Menschen) und agiert somit als Intermediär [4]. Anders als beim Einsatz hochintegrierter Workflowmanagementsysteme oder konventionellen, hochkomplexen Integrationslösungen bleiben die Anwendungen bei RPA unverändert, also völlig entkoppelt. Die Integration erfolgt allein durch die Emulation des Verhaltens von menschlichen Nutzern auf der Präsentationsschicht.

What is Robotic Process Automation (RPA) | RPA Tutorial for Beginners | RPA Training | Edureka

Video: What is Robotic Process Automation (RPA)?

Arten von RPA-Systemen

Es können in drei Arten von RPA-Lösungen unterschieden werden, die sich hinsichtlich ihrer Eigenständigkeit bzw. Lernfähigkeit unterscheiden lassen (vgl. nachfolgende Abbildung). Die folgende Abbildung stellt diese drei verschiedenen Typen, aufsteigend nach zunehmender Intelligenz und wachsendem Wert für das Unternehmen, dar.

Abbildung: Typen von RPA-Lösungen (angelehnt an [5] und [6]).

Einfache RPA-Systeme sind die heute in der Praxis am häufigsten genutzte RPA-Lösung. Diese können repetitive Routineaufgaben unter Verwendung vorhandener Software- und Benutzerschnittstellen ausführen. Die Ausführung erfolgt über manuelles Anstoßen eines Softwareroboters durch einen menschlichen Anwender. Der menschliche Anwender kontrolliert im Regelfall auch die Ausführung.

Erweiterte RPA-Systeme gehen einen Schritt weiter und führen Aufgaben automatisch aus. Das geschieht, indem die RPA-Systeme im Hintergrund laufen und auf ein „Event“ (zuvor definierter Vorfall bzw. Trigger) warten, welches die Ausführung eines Softwareroboter anstößt.

Intelligente RPA-Systeme bedienen sich Künstlicher Intelligenz (KI) und können dadurch Regeln erlernen, Anwenderverhalten auch in komplexeren Situationen replizieren und somit eigene Entscheidungen treffen. Diese RPA-Systeme bringen sich Prozesse weitgehend selbstständig bei, ohne dafür vorkonfiguriert oder programmiert worden zu sein. Dies geschieht durch Mustererkennung und -analyse und ist sehr hilfreich bei sich ändernden Bedingungen im Unternehmen.

Alle drei der beschriebenen Arten von RPA-Systemen können einzeln oder aber in Kombination eingesetzt werden. Mit zunehmender Intelligenz und somit zunehmendem Wert für das Unternehmen steigt jedoch auch der Aufwand der Implementierung. Die dadurch wiederum erreichbaren Prozesskostensenkungen steigen mit wachsender Selbstständigkeit des Systems aber ebenfalls an.

Quellen

[1] PPI: Robotic Process Automation (RPA) bei Finanzdienstleistern. Dezember 2018.

[2] Appian: RPA-Basics. https://www.appian.com/rpa-basics/, November 2018.

[3] C. Czarnecki, G. Auth: Digitalisierung im Unternehmen. Rheinwerk.

[4] A.-W. Scheer, Robotic Process Automation (RPA). IM + IO, Heft 3, 2017.

[5] C. Tornbohm, R. Dunie: Market Guide for RPA Software. Gartner, 2017.

[6] Augmentar: Robotic Process Automation (RPA). Januar 2019.

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